Командировка и расходы на бензин

[Ильина Анна]

ситуация такая. работник поехал в командировку в Москву для установки оборудования на заправочных станциях. в последний день пребывания представители лукойла предоставили нашим командированным свой автомобиль, но бензин наши сотрудники приобетали сами. договора с лукойлом о том, что они нам машину предоставляют, нет. есть только чеки на бензин и служебная записка сотрудника о том, для каких целей приобретался бензин и маршруты поездок. какие документы нам нужно еще оформить, чтобы принять эти расходы в налоговом учете? нужен ли путевой лист?..

[vsv-boss]

Ильина Анна, для списания на затраты бензина необходимо полнота оформленных доков и один из них это документ свидетельствующий факт использования автомобиля (договор аренды или путевой лист, подтверждающий аренду автомобиля или его заказ и использование и так далее).
Кстати, вы можете выставить затраты на бензин, приобретённый вашими сотрудниками, вашему заказчику (Лукойлу), как дополнительные расходы по выполнению договорных обязательств, и если заказчик их признает и оплатит, т о вы можете легко эти чеки принять от ваших сотрудников. И налоговая ничего не скажет.

[Ильина Анна]

договор аренды вряд ли смогут нам дать, т.к. машину дали просто по дружбе... а путевой лист должен быть оформлен в лукойле? не мы же должны его оформлять, если машина не наша.. в общем, нужен либо какой-то выход (может нам дооформить документы какие, чтоб уж не придраться), либо обоснование того, почему не принять (такое какое могут дать сотрудники налоговой)

[vsv-boss]

Ильина Анна, если у вас не будет

Сообщение от vsv-boss

(договор аренды или путевой лист, подтверждающий аренду автомобиля или его заказ и использование и так далее)

то бензиновые траты ваших сотрудников вы не отнесёте на расходы, уменьшающие доходы до налогообложения. Только на убытки и то, если дир утвердит эти издержки.
Если бы БУ вёлся не на основе доков, а на слово, то расходы бы были......, как в анекдоте.
Петька уехал во Францию без вещей, а вернулся на машине, одетый в фирму и весь в перстнях.
Василь Иваныч в непонятках и требует пояснений: "Ты там кого обворовал что-ли?"
Петька: "Неее, я в карты с ними сел играть, а мне не прёт. Ну, один раз подфортило и я решил поднять ставки, а когда до открытия дошло, все свои очки сказали и карты в колоду покидали. Я мол, а показывать почему не хотите? А они говорят, что здесь все джентельмены и верят на слово. Василь Иваныч! Ты не поверишь, как мне после этого стало фортить, каждый раз очко выпадало!"

[Ильина Анна]

Как я поняла из всего, что я прочитала, расходы на бензин можно списать только на основании путевых листов, т.к. машина не наша, соответственно должен быть договор аренды.
Хотя принимаем же мы к учету расходы на такси, например, если обоснуем их необходимость. А сотрудник у нас все расписал: марку машины, кто предоставил, куда ездил и зачем.

[vsv-boss]

Сообщение от Ильина Анна

Хотя принимаем же мы к учету расходы на такси, например, если обоснуем их необходимость

На сколько я помню, на основе акта или путёвки или корешка от путёвки и счетов, а не как на основе чеков на бензин. Вы давно с таксистами бензином начали расплачиваться?

Сообщение от Ильина Анна

А сотрудник у нас все расписал: марку машины, кто предоставил, куда ездил и зачем.

Ну, воспользуйтесьТК РФ и пусть дир подпишет приказ о компенсации затрат этому работнику, но учитываь вы будете как компенсацию на основе внутреннего нормативного акта (приказ) и кажется в убытки это относится.