авансовые и подотчет

[Nadia]

Покупка за свой счет
Проблемы с "подотчетниками" возникают порой там, где их меньше всего ожидаешь. Например, распространена ситуация, когда сотрудник, не успев получить в кассе нужную сумму, сделал покупку на собственные деньги, не забыв взять у продавца все необходимые документы (к примеру, чек ККМ и товарный чек). Затем сдал приобретенный товар или материалы на склад, а бумаги отнес в бухгалтерию с тем, чтобы организация вернула ему потраченные средства. Большинство бухгалтеров, не задумываясь, оформляют авансовый отчет и выдают работнику необходимую сумму. И рискуют вызвать неудовольствие ревизора.

Дело в том, что многие налоговики считают: если бы человек заранее взял на предприятии деньги, а затем принес оправдательные документы, то проблем бы не было. Но поскольку он сделал покупку на свой страх и риск, не получив "благословения" руководства в виде подписи на расходном ордере, заплатил продавцу свои деньги, то и право собственности на продукцию получил сам работник, а не фирма. Так что недостаточно просто прийти и отчитаться о расходовании "казенных" сумм, как в случае с обыкновенным "подотчетником". В данном случае организация должна перекупить товар у своего сотрудника. Такой точки зрения придерживается начальник отдела налогообложения физических лиц УМНС России по г. Москве Георгий Карамаев 2 . С этим согласны и в МНС.

Требования чиновников, конечно, нелогичны. Ведь человек, даже покупая товар на свои деньги, знает, что ему компенсируют расходы, и он сдаст организации приобретенные ценности. Но то, что нелогично, может быть признано законным в суде. Ведь формально сотрудника, не получившего на предприятии деньги, можно признать лицом, закупающим что-либо за счет собственных средств, а значит, для себя. Да и, кроме того, в Инструкции к Плану счетов записано, что счет 71 предназначен для учета, выданных под отчет сумм. Получается, что расходы, которые не авансировались, там показываться не должны и не признаются подотчетными. Эти доводы можно попробовать оспорить, заявив, что в Порядке ведения кассовых операций не сказано, что персоналу запрещено оплачивать товары "из своего кошелька", а потом получать компенсацию. Но все эти аргументы, возможно, придется приводить в суде, позицию которого пока нельзя предугадать.

Проще всего оформить выдачу подотчетной суммы, что называется, задним числом. В случае, когда работник сделал закупку за свой счет и принес документы, скажем, 7 июля, надо выписать расходный ордер от 6 июля. Главное, чтобы остаток наличности на 6-е число позволял произвести дополнительный расход. Кроме того, нужно, чтобы фамилия сотрудника была в числе тех, кому по приказу директора разрешено выдавать деньги под отчет. И еще одно условие: документы на покупку материалов или товара должны быть оформлены на организацию, а не на физическое лицо. Если хотя бы одно из условий не выполняется, лучше проводить куплю-продажу, иначе возможны споры с контролерами.

Если остаток наличности не позволяет провернуть такую операцию или вам не хочется спорить с налоговиками, предстоит совершить ряд действий. Работник, купивший для фирмы товар по собственной инициативе, далее должен продать его фирме. Соответственно он получает доход (подп. 5 п. 1 ст. 208 НК РФ), и ему следует представить налоговую декларацию (п. 1 ст. 229 НК РФ), а также заявление на налоговый вычет, который полагается любому гражданину, продавшему имущество, находившееся в его собственности менее трех лет. В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 220 НК РФ он предоставляется в размере не более 125 000 рублей в год или же в сумме документально подтвержденных расходов. Какой вариант выбрать - решает налогоплательщик. Тем, у кого доходы незначительны, стоит использовать фиксированный вычет, а если товаров было реализовано больше чем на 125 000 рублей, надо учитывать документально подтвержденные затраты. Стоит также помнить, что предприятие не обязано удерживать с продавца ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ) и НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Что же касается учета выданных средств, то налоговики требуют записывать их в налоговую карточку (форма 1-НДФЛ) и по окончании года представить в ИМНС сведения по форме 2-НДФЛ. Вообще-то это требование можно оспорить, ведь по статье 230 НК РФ учет доходов работников и подача сведений - обязанности налоговых агентов, то есть тех, кто удерживает НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Но его проще выполнить, и только если вы не успели этого сделать, стоит судиться.

Заметим, что на практике многие налоговики не требуют деклараций от тех физических лиц, кто не должен доплачивать налог. Поэтому если продавец не отчитается перед инспекцией, то, скорее всего, ему ничего не будет. Худшее, что ему может грозить, - штраф в 100 рублей (п. 1 ст. 119 НК РФ). Да и их возьмут только если налоговики не поленятся выписывать штрафные документы на столь ничтожную сумму, а с момента установленного для подачи декларации срока пройдет не больше 180 дней. Ведь если этот срок закончился, то санкции начисляются только в проценте от неуплаченного налога (п. 2 ст. 119 НК РФ, письмо МНС России от 28 сентября 2001 г. № ШС-6-14/734). С фирмой сложнее. Если бухгалтер будет действовать по всем правилам, он отразит покупку имущества у работника по кредиту счета 73 3 и дебету счета 10 или 41. При этом принять к вычету НДС не получится, так как сотрудник, выступающий в роли поставщика, не выставит счет-фактуру. Если же главбух решит не усложнять себе жизнь, то "проведет" всю операцию как выдачу денег под отчет, то есть через счет 71. Ревизор, возможно, расценит это как грубое нарушение правил учета, выразившееся в неправильном отражении на счетах бухучета хозяйственной операции, и начислит штраф по статье 120 НК РФ.