Порекомендуйте систему электронного документооборота

[Зайцева Альбина]

Здравствуйте,

работаю в производственной частной компании в Московской области, нам необходимо решить проблему согласования документов, чтобы видеть кто и когда вносил правки в прилагаемый договор, согласовывать счета на оплату, акты, а затем их хранить, т.е. нужен ещё и архив с поиском.

Что можете порекомендовать?

[edws.pro]

Здравствуйте Альбина.
Хороший конечно вопрос, дело в том что на рынке решений хватает, но вот какое именно подойдет именно Вашей организации зависит от многих факторов.
Наиболее популярный продукт сегодня в мире это SharePoint, но он требует больших вычислительных мощностей, наличие сервера или специализированного хостинга. Так же не помешает и специалист под рукой для обслуживания этого продукта, да и сам он относительно не дешев. Но не смотря на эти недостатки для больших компаний это пожалуй лучшее решение которое есть на рынке.
Так же есть решения на базе 1С, но я ничего по нему сказать не могу, т.к. лично с этим продуктом дела не имел. Но если у Вас уже учет поставлен на 1С то возможно это будет оптимальным решением.
Если Вам требуется узкоспециализированная вещь, то можем предложить свои услуги, имеем опыт разработки подобных систем.
Желаем успехов в Вашем труде!

[ILD17]

Здравствуйте Альбина.
Всего за каких то 50 т.р. в месяц мы можем вам предложить хорошего секретаря, который уже обучен вести все запрошенные вами журналы. И сама запишет, и сама найдет, если нужно то и принесет и покажет куда посмотреть.
Конечно не самый хороший аналог SharePoint, но довольно симпатичнее и пригоднее.

[edws.pro]

>>Всего за каких то 50 т.р. в месяц мы можем вам предложить хорошего секретаря, который уже обучен вести все запрошенные вами журналы. И сама запишет, и сама найдет, если нужно то и принесет и покажет куда посмотреть.

Могу порекомендовать еще более экономичный вариант, заведите кучу сетевых папочек с именами - директору на согласование, с директором согласовано, архив и т.д... Каждому пользователю раздайте свои права доступа. Для полного счастья можно на это дело натянуть бесплатную систему контроля версий...
Примитив, но скажу по опыту, для организаций в которых десяток-другой ПК, это самый эффективный вариант.

[Зайцева Альбина]

Спасибо, что ответили!

На счёт секретаря, простите, конечно, но Вы меня расмешили, спасибо за поднятое настроение!

По поводу сетевых папочек - уже прошли. По папочкам будет не понятно, кто задерживает согласование, кто что вносил, когда вносил, нет напоминаний, нет поиска, нет электронной подписи в конце концов. Сейчас именно так и работаем: сетевые папочки и электронная почта. Устали уже. Решили наводить порядок.

По поводу sharepoint и 1С, будем смотреть выбирать, спасибо за мысли! А по поводу услуг Ваших, если честно, на сайте у Вас ничего не поняла, там и сбор каких то статистических данных вы предлагаете, и интеграционные услуги чего с чем.. не поняла ничего из Вашего сайта, как понимаю у Вас опыта внедрения СЭД нет?

[e4o]

1С:Документооборот или Аналитика прекрасно подойдет для этой задачи.

[edws.pro]

Сообщение от Зайцева Альбина

А по поводу услуг Ваших, если честно, на сайте у Вас ничего не поняла, там и сбор каких то статистических данных вы предлагаете, и интеграционные услуги чего с чем.. не поняла ничего из Вашего сайта...

Ничего страшного Подобные услуги на постсоветском пространстве только набирают популярность. Интегрируем все со всем. К примеру, сейчас интегрируем на предприятии новую автоматизированную производственную линию с существующей не один год системой учета, которая не может взаимодействовать с новой линией. Сломать старую систему учета, разработать новую и ее внедрить слишком накладно, гораздо выгоднее приспособить ее неким образом для работы с новой линией. Или случай объединения(поглощения) двух организаций. В одной учет велся на 1С, во второй система с досовских времен, но исправно работающая и удовлетворяющая всем требованиям организации. Ломать все и делать заново - накладно, выгоднее интегрировать. Вот подобными вещами и занимаемся. Надеюсь доступно объяснил
По поводу внедрения СЭД... Понимаете, внедрение СЭД это больше проблема организации нежели технических специалистов. Мы без проблем можем развернуть тот же "шарик" у Вас на серверах или в облаках (windows azure) и все настроить. Но вот главный вопрос - приживется ли у Вас эта СЭД? А что бы она прижилась, руководство организации должно вести соответствующую политику. Большинство внедрений СЭД заканчиваются крахом именно из-за того что руговодство организации не желает принимать в этом процессе должного участия. Мнение в основном такое - поставили, значит внедрили! А это далеко не так. Нужно оторвать колектив от работы по старинке и перевести его в новое русло. А в этом процессе технические специалисты мало на что влияют. Поэтому, прежде чем внедрять СЭД, 10 раз подумайте - готова ли Ваша организация/руководство/колектив к этому? Что бы не получилось что деньги просто будут выброшены на ветер.
Сможем ли мы Вам чем-то помочь - я затрудняюсь ответить, слишком мало вводных данных. Сбросьте на почту более подробную информацию о Вашей организации (вид деятельности, количество подразделений, какие подразделения, количество компьютеров, вкратце опишите документооборот), тогда возможно сможем посоветовать что-то конкретное. У нас есть самописная СЭД, которую разрабатывали два года назад для одной организации и которая успешно была внедрена, возможно с некоторыми доработками она подойдет и Вам и обойдется это гораздо дешевле внедрения того же "шарика", но опять же гарантировать этого не могу из-за отсутствия информации.

[Анастасия Английская]

Для ЭДО у меня Файлер, советую, очень хорошая система. Это от Такскома.

[Зайцева Альбина]

Спасибо всем за Ваши ответы!

Что касается систем, то по Вашим советам мы остановились на нескольких системах - это 1С:Документооборот, Microsoft SharePoint, и ещё несколько других систем также решили посмотреть.

e4o, спасибо Вам за готовность показать 1C документооборот, но у нас уже есть договор обслуживания с другим 1С франчайзи, которые поддерживают нашу УПП. Они нам и покажут эту СЭД.

Что касается остальных систем, то дали задание ИТ-шникам нашим, будут приглашать и выбирать с ними будем конечно же.

Что касается Такскома, то Вы не поняли нашей задачи, Такском не много из другой оперы, но за совет спасибо!

[Татьяна-Калинина]

Скажите, а sharepoint - это что? У нас архив электронных документов, есть регистрация документов на нём, наши ребята делали, вверху написано Microsoft Sharepoint - это он?

А чем хороша СЭД на sharepoint и чем на 1С? Что лучше и почему?

[Перевалова]

Я вообще оператора своего предпочитаю для ЭДО, намного удобней всяких sharepoint'ов. Поэтому у меня и отчетность, и эдо в едином комплексе.

[Татьяна-Калинина]

Сообщение от Перевалова

Я вообще оператора своего предпочитаю для ЭДО, намного удобней всяких sharepoint'ов. Поэтому у меня и отчетность, и эдо в едином комплексе.

Как так??? У меня на работе установлен Диадок, там нет и половины необходимого функционала, согласование только и то в очень простом режиме.

А у вас какой оператор используется?

И по поводу sharepoint - попросила мальчишек наших изучить что это - нашли несколько готовых систем: eos, doctrix, wss. Назначили презентации, будем смотреть.

А вы кто нибудь работали с этими системами, что можете сказать про них?

[Conteq]

Альбина, доброго дня! SharePoint, действительно, хороший продукт, но не для автоматизации функций СЭД, а для автоматизации совместной работы. Электронный документооборот можно настроить самим, но это долго и дорого. Поэтому советую обратить внимание на коробочные (т.е. включающие доп. настройки) продукты на этой платформе. Вам не придется "изобретать велосипед", в хороших коробках есть все основные шаблоны и базовые маршруты. Такие решения на рынке есть. Рекомендую Conteq.DocSpace

[Maratik]

Согласен с коллегой, могу порекомендовать систему EOS for SharePoint на платформе Microsoft Sharepoint 2010-2013.

Документооборот на SharePoint отличается прежде всего широтой решения задач, на базе одной системы вы фактически можете закрыть вопросы и ЭДО и другие бизнес-задачи: заявки, хранилище, справочники, совещания и пр.

[Перевалова]

Сообщение от Татьяна-Калинина

Как так??? У меня на работе установлен Диадок, там нет и половины необходимого функционала, согласование только и то в очень простом режиме.

А у вас какой оператор используется?

И по поводу sharepoint - попросила мальчишек наших изучить что это - нашли несколько готовых систем: eos, doctrix, wss. Назначили презентации, будем смотреть.

А вы кто нибудь работали с этими системами, что можете сказать про них?

Вообще тут нужно конкретно смотреть, какие требования предъявляются к системе ЭДО. Если рассматривать системы на основе shareoint, то чаще всего их нужно еще дорабатывать, чтобы каким-то образом можно было в них производить не просто пересылку файлов, а передачу тех электроннын счетов фактур. А это, сами понимаете, не просто скан документа. Но эти системы имеют плюсы в другом отношении.

Меня же интересует непосредственно обмен документами по учету, плюс их хранение в архиве. Оператор у меня Такском, там ценник небольшой, меня устраивает.

[Зайцева Альбина]

Наши требования к системе ЭДО я писала в первом сообщении:
- совместная подготовка документов группой сотрудников
- правка документов вместе
- формирование документов на основании шаблонов
- согласование документов по заданным маршрутам согласования
- согласование документов по маршрутам пользователей
- подписание документов директором
- журналы движения документов
- поиск документов
- отчёты у кого находится документы на согласовании, сколько и на каком этапе
- архив документов
- поручения по документам и контроль со стороны руководства по их исполнению

Также всё таки планируем закрыть вопрос и с канцелярией: регистрация входящих-исходящих-внутренних документов по всем правилам. Сейчас для этих целей стоит совсем старая версия ДЕЛО на одного человека. Обновлять её не получится, как мне объяснили она однопользовательская, только менять. Поэтому решили и канцелярию тоже к новой системе подключать.

Требования к ЭДО вполне общие. Основное - система должна быть надёжная, простая и настраиваться без программирования.

Сейчас составили список из основных систем, будем смотреть 1С документооборот, новую версию ДЕЛО, EOS for Sharepoint (тот же производитель, что и СЭД ДЕЛО), Directum, Евфрат.

Буду рада услышать полезные отзывы о системах без рекламы, а также с чем столкнулись при внедрении и дальнейшем использовании!!!

[Анастасия Английская]

Вы главное, еще и сотрудников приучите к системе. Дело в том, что многие переходят на ЭДО чисто формально, якобы тренд, экономия и все дела, а на деле продолжают печатать бумажки пачками.

[Maratik]

Сообщение от Анастасия Английская

Вы главное, еще и сотрудников приучите к системе. Дело в том, что многие переходят на ЭДО чисто формально, якобы тренд, экономия и все дела, а на деле продолжают печатать бумажки пачками.

Анастасия, золотые слова! +100500

Полноценное внедрение СЭД не возможно без составления инструкций по делопроиводству, введения регламентов и прочего. Иначе так и будет, как Вы сказали, внедрили СЭД для галочки, потому что думают, что просто купив СЭД компания сразу начнёт работать эффективнее, это в какой то мере стало модно, автоматизировать всё.
Но народ ленивый и всегда работает по привычке, как ему удобнее и проще.

Поэтому необходимо жёстко регламентировать. только так и никак иначе, эти документы в бумажном виде я не принимаю, должен сказать сам руководитель, и никаких исключений!

У нас были подобные проекты, когда заказчики экономили, просили просто внедрить СЭД Дело или EOS for SharePoint, по максимум эконом варианту, а от консалтинга отказывались, в результате, система так и "лежала под сукном", использовалась для регистрации входящих. Мне такие организации жалко, зачем надо было закупатьтогда СЭД не понятно...

Поэтому прежде, чем подойти к решению внедрять СЭД, вы должны понять не только какие процессы хотите автоматизировать, но и как заставите сотрудников исполнять принятое руководством решение об автоматизации - а это иногда самое трудоёмкое :(

[Maratik]

Вспомнил, что хотел рассказать вам, коллеги. Был у нас не так давно один проект по внедрению СЭД на 100 пользователей. Внедряли EOS for SharePoint ещё предыдущую версию под SharePoint 2010.

Проект достаточно заурядный и обычный, как и большинство проектов, но понравился подход ИТ-директора, который сразу заявил, что все заявки и служебки по ИТ будут ходить только в электронном виде по системе, бумагу не принимает. Это раз.

Во вторых, после успешного опыта по своему участку на пилотнике (1,5 месяца тестировали), приступили ко второму этапу работ по внедрению СЭД. На втором этапе работ их ИТ-директор убедил руководство в необходимости отказаться от бумаг по всем служебкам, всему ОРД, всем заявкам, приказам, для этого сделали юр.значимую ЭЦП.

С тех пор прошло уже больше полугода, занимаемся их поддержкой, им таки удалось, народ теперь внутри работет только в электронном виде. Остались только договора с контрагентами, которые согласуются в электронном виде, а перед отправкой печатается лист согласования и несётся комплектом директору на подпись.

Тут главное желание, хотите работать в электронном виде, а не по старинке копить и хранить тонны бумаг - велкам.

Да, ещё, они на момент сдачи проекта, первого этапа, попросили записать для них ролевые видео-уроки
* для делопроиовдителей (регистрация документов, поручения, архив, отчёты, поиск)
* для менеджеров (создание проектов документов, согласование, исполнение и контроль поручений, поиск, отчёты)
* для руководства (согласование, подписание документов, контроль поручений, отчётность, поиск, работа с ipad).

Получается, что заказчик вложился в видео-уроки и сэкономил в дальнейшем на очном обучении специалистов и чтении документации ими.

[Перевалова]

Поделитесь, у кого сколько по времени занял процесс полного внедрения ЭДО?