Наивный вопрос: куда девать счета, полученные от поставщиков

[Olguchka]

Наивный вопрос: куда девать счета, полученные от поставщиков, я их просто складываю в папочку и все., куда их все таки девать, некоторые вообще выкидывают.

[Lala]

раньше в банк к платежному поручению подкладывала, а сейчас подшиваю в скоросшиватель и по истечению года в папку архивную и в архив ставлю.

[Innoch]

А у нас счета с счетами-фактурами в одной папке живут.

[Olguchka]

сделаю как Lala,

[AlexVX]

Сообщение от Innoch

А у нас счета с счетами-фактурами в одной папке живут.

У них же совершенно различные свойства. Большинство параметров могут не совпадать - дата, номер, сумма, формулировка платежа.
Счет - это просьба послать деньги.
Счет-фактура - правомерность вычета НДС, не связанная с оплатой.
Кроме того, способ хранения с/ф регламентируется нормативным актом. Даже накладные или акты выполненных работ было бы логичнее держать рядом со с/ф - там хоть есть взаимное соответствие.

По моему мнению, распределение по местам хранения должно естественным образом проистекать из особенностей вашего документооборота. Если они еще не сложились - пустите все на самотек, жизнь сама подскажет удобный способ хранения. Эволюционный путь развития - самый надежный.
Если счетов мало и вы ссылаетесь на них в платежке, то логично подшивать их к соответствующим платежкам.
Если счетов очень много, то удобно их хранить отдельно, да еще и по каждому контрагенту в своей папке.
Между этими двумя крайностями ищите свой, удобный для вас, вариант.

[Gray]

AlexVX, попутный вопрос
насколько важно иметь оригинал, а не факсовую копию счета на оплату?
связано ли это как-то с наличием договора на поставку?

ЗЫ факсовые копии всех счетов с визами на оплату и пр. у меня подшиваются вместе с платежками.
позже вместе с приходными документами в большинстве случаев поступают оригиналы счетов. Пока не решил что с ними делать и храню отдельно в скоросшивателе.

[AlexVX]

Сообщение от Gray

AlexVX, попутный вопрос
насколько важно иметь оригинал, а не факсовую копию счета на оплату?
связано ли это как-то с наличием договора на поставку?

На мой взгляд, при наличии договора счет может быть любым и даже отсутствовать вообще. Важно только в платежке упомянуть договор. Если там будет еще и счет, то это только дополнительная подробность, не больше. Ведь в такой ситуации вы платите в рамках имеющегося договора, а что побудило вас сделать данный конкретный платеж - письменная просьба поставщика (счет) или устная просьба по телефону - не имеет значения как в налоговом смысле, так и в смысле возникновения обязательств.

Самый плохой вариант, когда вам оказывают услуги, а в качестве подтверждения их оказания выступает счет и ничего больше. Тогда к счету надо отнестись со всей серьезностью, лучше иметь оригинал, пока у нас в стране к факсовым копиям отношение не стабилизировалось. А лучше вообще избегать таких ситуаций.

[Innoch]

Сообщение от AlexVX

У них же совершенно различные свойства. Большинство параметров могут не совпадать - дата, номер, сумма, формулировка платежа.
Счет - это просьба послать деньги.

Это понятно, я почему и написала сюда, чтобы меня поправили, если что.

Нам очень редко выставляют счета. Чаще - счет-фактуры. И вот отдельно папку на счета не завели... просто так и ранее делали бухи наши, это слишком болезненно - подшивать их к счет-фактурам?

Сообщение от AlexVX

Даже накладные или акты выполненных работ было бы логичнее держать рядом со с/ф - там хоть есть взаимное соответствие.

Извините за глупый вопрос, а акты выполненных работ мы тоже подшиваем к счетам и счет-фактурам, это неправильно?

[Olguchka]

Innoch, вот у меня такая ситуация только начала работать, бац, у компании камералка по НДС, так вот срочно пришлось учится куда подшивать счета-фактуры, так вот, нужно иметь журнал вх. сч. - факт- туда подшиваются сч-a по мере поступления, и журнал исх. сч.-факт-в хронол. порядке, я из 1С распечатываю за квартал журнал вх. сч.- факт (просто реестр), в папочку подшиваю согласно этого реестра, потом прошиваю, подклеиваю "наклейку" на последнюю страницу и пишу "прошито и прошнуровано ... счетов-фактур" печать, подпись, аналогично и исх. Вот. (знаю еще одну организацию, их аудиторы проверяли, одобрили такое делопроизводство и их налоговая претензий не имела)

[AlexVX]

Innoch, по счетам-фактурам хорошо написала Olguchka, см. выше.

А вообще, если у вас полтора десятка операций в год, то хранить все документы можно в одной папке-кармашке.
Если же операций много, то логично разделить документы по папкам.

Давайте я расскажу о своей бухгалтерии. Отдельные папки для:
счетов-фактур входящих;
счетов-фактур выданных;
книга продаж;
книга покупок;
банк - выписки и платежки, к которым подшиваются счета, если о них есть упоминание в платежке;
поступление материалов - накладные;
расход материалов;
договоры с заказчиками - там свой реестр в Экселе, ставлю инвентарные номера договорам в правом нижнем углу, подшиваются в порядке инвентарных договоров - так легко найти;
аналогично по договорам с поставщиками и подрядчиками;
акты с заказчиками;
акты с подрядчиками.

Документов много, поэтому в основном использую папки-скоросшиватели толстые с отверстиями в корешке такие. Для каждого вида документов - свой цвет папок. Надписи на корешках сделал свои унифицированные, чтобы мне было легко найти документ.

По зарплате еще не устоялось, но есть отдельная папка с начисления по зарплате (есть такой специализированный отчет в 1С), а личные документы (заявления, приказы, подтверждения права на вычеты и пр.) сейчас постепенно переходят из общей кучи в отдельные папки по каждому сотруднику - но это уже прстые картонные папки. Но даже и с этими простыми папками удобно использовать различные цвета - как папок, так и маркера. Раньше печатал красивые наклейки на папки, потом опыт показал, что удобнее пользоваться толстым маркером.

[Innoch]

AlexVX, спасибо большое за такой подробный ответ!

[AlexVX]

Innoch, не за что.

[Lala]

А у меня на личный состав, большая папка с уже готовыми внутри файлами (80 шт)в блистере, на каждого личная карточка, а в личной карточке уже все заявления, справки, ксерокопии паспортов, дипломов, свидетельств.... т.е. все что есть по сотруднику все там.

[Olguchka]

Lala, а Вы личную карточку как заполняли: вручную или как? Я просто купила личные карточки готовые и заполняла вручную красивошным почерком, а мне сказали, что нужно печатными буквами.

[Gray]

Сообщение от Lala

А у меня на личный состав, большая папка с уже готовыми внутри файлами (80 шт)в блистере, на каждого личная карточка, а в личной карточке уже все заявления, справки, ксерокопии паспортов, дипломов, свидетельств.... т.е. все что есть по сотруднику все там.

у меня один к одному, исчо и по алфавиту

[Апчхи]

А я с/ф подкладываю под книгу продаж и покупок соответственно. Никакого журнала входящих/иходящих не веду, и при проверке налогой вопросов по этому поводу не возникло.
Есть куча папок с договорами по их типам под которые подложены акты, торги и другие документы относящиеся к этой организации. В налоговой сказали, что должен бы быть реестр договоров, были посланы и больше этот вопрос не поднимался.
Входящие счета храню в отдельной папке.
Так же есть папки с банковскими выписками с подложенными туда п/п, других документов в эти папки не подкладываю.
Еще завел папку которую назвал "Кассовые книги". Налик у нас проходит только по з/п. В нее подложены документы в слудующем порядке: кассовая книга (правая сторона и левая "отчет кассира", я их не разрываю), приходный ордер, расчетныя ведомость по з/п, расходный ордер, платежная ведомость по з/п.
Сейчас собираюсь занятся созданием папок с отчетами по годам и папки с сотрудниками.
Бумаги по всяким делам не подходящим под основную деятельность и носящими временный характер подкладываю в одну папку.
Папки все подписываю одинаковыми наклейками, внутри огалвление и номерные разделители.

[Lala]

Сообщение от Olguchka

Lala, а Вы личную карточку как заполняли: вручную или как? Я просто купила личные карточки готовые и заполняла вручную красивошным почерком, а мне сказали, что нужно печатными буквами.

То же вручную заполняю.

[AlexVX]

Апчхи, дык я и говорю, что надо исходить из собственного удобства. Однако кассовую книгу надо бы разрезать - на эту тему есть требования нормативных актов.

[Innoch]

AlexVX, о, как много документов у вас!!! Спасибо что показали, наглядно - лучше воспринимается.

[Апчхи]

Сообщение от AlexVX

Апчхи, дык я и говорю, что надо исходить из собственного удобства. Однако кассовую книгу надо бы разрезать - на эту тему есть требования нормативных актов.

Разрезать и сделать отдельную папку в которую подкладывать по два листочка в месяц? Честно говоря неохота Если налоговая докопается разделю, а пока пусть так полежат.