Компенсация за использование личного автомобиля

[Марусько]

Всем добрый день!

У нас всех водителей раньше оформляли как менеджеров по продаже, зарплата частично черная, в эту черную часть входит компенсация на ГСМ, которая раньше нигде никак не проводилась официально. Приняли на работу курьера, и вот тут я узнала, что нужно ему компенсацию каждый месяц обязательно выплачивать. А также, дабы не облагать налогами, нужно еще доказать, что это компенсация! Нарыла в интернете, какие нужны для этого доки, вот тут и возникли вопросы...
- соглашение между работодателем и работником (нашла в главбухе, что можно приказом ограничиться);
- копия свидетельства о регистрации ТС (тут понятно);
- документы служебных поездок (я решила завести журнал служебных поездок);
- чеки, квитанции на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием личного а/м. ГСМ можно возмещать, исходя:
(или) из фактического расхода ГСМ на 100 км "служебного " пробега (нам не подходит, чеки не может предоставить);
(или) норм расхода ГСМ, указанной в тех.документации;
(или) норм Минтранса (п.7.1, 7.2 "Методических рекомендаций "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте".
- расчет компенсации. Порядок расчета в соглашении об использовании автомобиля, конкретный размер - в приказе, расчетном листке или в соглашении (если в фиксированной сумме).

И вот я добралась до, собственно, вопроса. Если мы решили платить ему каждый месяц фиксированную сумму, то зачем (но это ладно) и как, и что писать в расчете? Мне ведь, по сути, не важно, что он там накатал, раз мы уже с ним подписали соглашение и договорились, например, о пяти тысячах. Короче приподзапуталась, помогите, пожалуйста, разобраться!


P.S. Очень извиняюсь, если сумбурно и коряво)

[Entry]

Здравствуйте,

Если выплачивать только компенсацию за использование личного автомобиля.
Сумма в этом случае фиксируется или в дополнении к Трудовому договору или в другом внутреннем документе Компании.
Но, если сверх нее компенсируются расходы на ГСМ, реомнт, ТО, мойку, стоянку итд, то к вашему списку я бы еще добавила Путевой лист, Приказ на нормы. И тут расходы строго по чекам и авансовому отчету сотрудника.
Компенсация за использование а/м нормируется в налоговом учете для Налога на прибыль пп 11, п 1, ст 264 НК РФ. (Скорее всего для вас - это будет 1500р в мес).
НДФЛ не облагается, если водитель собственник авто и облагается, если не собственник.
Страховыми взносами сумма компенсации не облагается.

Спасибо и хорошего вечера!

[Entry]

Здравствуйте,

Если выплачивать только компенсацию за использование личного автомобиля.
Сумма в этом случае фиксируется или в дополнении к Трудовому договору или в другом внутреннем документе Компании.
Но, если сверх нее компенсируются расходы на ГСМ, реомнт, ТО, мойку, стоянку итд, то к вашему списку я бы еще добавила Путевой лист, Приказ на нормы. И тут расходы строго по чекам и авансовому отчету сотрудника.
Компенсация за использование а/м нормируется в налоговом учете для Налога на прибыль пп 11, п 1, ст 264 НК РФ. (Скорее всего для вас - это будет 1500р в мес).
НДФЛ не облагается, если водитель собственник авто и облагается, если не собственник.
Страховыми взносами сумма компенсации не облагается.

Спасибо и хорошего вечера!

[Марусько]

Большое спасибо! То есть если я подготовлю, например, приказ о фиксированной сумме в 1500 рублей и приложу заверенную копию свидетельства о регистрации ТС, этого будет достаточно для обоснования того, что это компенсация? И никаких журналов служебных поездок, путевых листов не нужно?

[Entry]

Эти расходы для н/прибыль учитываются на основании п.п 11 п.1 НК РФ "Статья 264. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией", 1500р укладывается в норму.
НДФЛ, взносов не будет.
Обычно оформляется компенсация через письменное соглашение с работником + приказ, можно посмотреть по этому поводу опять же ТК РФ - "Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника".

Если нет расходов на бензин, полагаю, что можно без путевого листа обойтись, хотя это вопрос спорный.
С 13г Минфин менее категоричен, есть судебная практика положительная. Если не будете оформлять путевой лист, то лучше для себя иметь письмо 1.11.13г. N 03-03-06/1/46664. До 13г прямо настаивали на путевых листах.
А разъездной характер работы сотрудника где-то должен быть зафиксирован, например, в должностной инструкции.

[SenioritaBonita]

Здравствуйте!
Мы выплачиваем фиксированную сумму сотруднику в качестве компенсации авто в личных целях ежемесячно. У меня в связи с этим два вопроса:
1. Если сотрудник был в отпуске/командировке/на больничном часть месяца, а часть месяца работал, компенсация выплачивается полностью или частично или вообще не выплачивается?
2. Если сотрудник был в командировке часть месяца, но добирался в командировку и обратно на своем авто, это как то повлияет на сумму компенсации за месяц?

[Среда]

1. Я бы расчитала пропорционально отработанному времени
2. На не облагаемую норму 1200р. (1500р.) не влияет. А сверх того - Ваше право выплачивать, только придется с этого взносы заплатить.

[SenioritaBonita]

Сообщение от Йожык

1. Я бы расчитала пропорционально отработанному времени
2. На не облагаемую норму 1200р. (1500р.) не влияет. А сверх того - Ваше право выплачивать, только придется с этого взносы заплатить.

Взносы в смысле может налог на прибыль? Насколько я знаю, страховые только в случае аренды платятся, а компенсационные выплаты не облагаются.
Я к тому спрашиваю, что я обычно каждый в месяц фиксированную выплачиваю, не зависимо был в отпуске или нет. Чеки на бензин он не приносит, ибо ГСМ уже входит в полученную компенсацию. Но в командировке расходов получится гораздо больше, ибо расстояние не близкое, хоть и на несколько дней. Аренду оформлять тоже не хочется на эти 5 дней, нужны будут путевые листы, да и страховые начислять. Я так понимаю, что на время командировки, на этот месяц единственный оптимальный выход это соглашением с сотрудником увеличить сумму компенсации, выплатить компенсацию, и только ту часть 1200/1500 пустить в расходы, остальное за счет чист.прибыли...

[Среда]

Сообщение от SenioritaBonita

и только ту часть 1200/1500 пустить в расходы, остальное за счет чист.прибыли...

да

Представители Минфина России и налоговых органов разъяснили, что для получения компенсации за использование транспорта в служебных целях работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах.

Вот статью нашла хорошую вроде http://www.bashinform.ru/likbez/575033/
да. никаких взносов не начисляют, что-то я перепутала )))

[SenioritaBonita]

Подскажите пожалуйста, если сотрудник работал не полный месяц (отпуск), компенсацию ему брать не полную по рабочим или календарным дням?
Скажем если отпуск с 1-10 августа
то компенсация считается 1200/30=31*21 или 1200/23*15?