Расчет среднего заработка и Командировки

[Ягодка]

Российский бухгалтер.
http://www.rosbuh.ru
«Командировочные» разъяснения Минфина России

22.04.2009
Н. Шишкоедова
эксперт

Многие организации периодически направляют своих сотрудников в командировки. Поэтому тема расчетов с командированными актуальна для многих бухгалтеров. И хотя, казалось бы, эта тема уже «избита», тем не менее постоянно возникают различные вопросы и проблемы. В текущем месяце финансисты рассмотрели два актуальных вопроса.

1 Доплата до оклада
В письме Минфина России от 2 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/208 они проанализировали ситуацию, когда организация на основании локального нормативного акта производит доплату до оклада работникам, находящимся в командировке производственного характера. Ведь Трудовой кодекс РФ требует сохранять за командированным работником средний заработок, который исчисляется исходя из заработков работника за 12 месяцев, предшествующих командировке, однако в некоторых случаях этот средний заработок может оказаться ниже текущего оклада работника – например, если ему персонально повышали должностной оклад, или если он недавно «пошел на повышение», в связи с чем его «текущий» заработок по новой должности оказывается значительно выше, чем средний заработок за 12 месяцев, значительная часть которых была отработана в «предыдущей» должности. Поэтому иногда работодатели решают пойти навстречу работникам и предусмотреть доплаты до «текущего» оклада при направлении сотрудника в командировку.

Изучив положения Трудового кодекса РФ и приняв во внимание, что в целях главы 25 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, включая и компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ), финансисты пришли к выводу, что в случае, если доплаты до оклада сотрудникам, находившимся в командировке производственного характера, предусмотрены в локальном нормативном акте, то расходы по начислению подобных выплат могут учитываться в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций.

Конечно же, это автоматически означает, что с данных доплат придется начислять ЕСН и пенсионные взносы. Об этом столичные налоговики напомнили в письме УФНС России по г. Москве от 15 января 2009 г. № 19-12/001854.



2 Сотрудник задержался на выходные
Еще одну интересную ситуацию финансисты рассмотрели в письме Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74. Датой окончания командировки работника согласно приказу о направлении в командировку является пятница (последний рабочий день недели в организации, куда он был направлен), однако работник по собственному желанию задержался в месте пребывания и выехал из места командирования в вечер воскресенья (что, естественно, отражено в билете на обратную дорогу). В результате отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении не совпадает с датой, указанной в билете. В связи с чем у бухгалтера организации возникли два вопроса:

• надо ли удерживать НДФЛ со стоимости обратного билета,
• и можно ли учесть расходы на обратный проезд работника в целях налогообложения прибыли.

Ответ на первый вопрос огорчит таких командированных. Финансисты рассудили, что днями начала и окончания командировки работника следует считать дни, обозначенные в приказе о направлении работника в командировку (с учетом времени нахождения в пути), хотя, конечно, при необходимости приказом руководителя организации командировка может быть продлена.Если же работник возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании, используя выходные дни, оплата его проезда от места нахождения в эти дни до места работы – по мнению специалистов финансового ведомства – не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В этом случае имеет место получение предусмотренной ст. 41 НК РФ экономической выгоды работником в виде оплаты организацией проезда от места проведения отпуска или иного свободного от работы времени до места работы. Учитывая нормы ст. 211 НК РФ, получается, что оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, является его доходом, полученным в натуральной форме. Значит, стоимость обратного билета налогообложению НДФЛ.

А вот ситуация с налогообложением прибыли до конца не «разрулена».

С одной стороны, в соответствии со ст. 168 ТК РФ и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, и эти расходы признаются в целях налогообложения прибыли в фактическом размере. Поэтому специалисты Минфина России рассудили, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что эти затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.

Однако далее они отметили, что – вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения – расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций только при следующих условиях:

• если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен проездной билет,
• а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

После чего финансисты подчеркнули, что в случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ и учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, указанных в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Таким образом, по вопросу признания расходов на обратный билет в целях налогообложения прибыли остается некоторая неопределенность.

Во-первых, казалось бы, в случае, если срок командировки изначально установлен таким образом, что последним днем командировки считается выходной день, в который работник выезжает из места командирования (т.е. если он задерживается на выходные с согласия работодателя), или если срок командировки был продлен приказом по организации, расходы признаются в целях налогообложения прибыли и НДФЛ со стоимости обратного билета удерживать не надо. Но и в такой ситуации у налоговых органов остается «зацепка» – а чем фирма сможет доказать экономическую обоснованность задержки сотрудника на выходные в месте командирования?

А уж если работник задержался в месте командирования по собственному желанию, без официального разрешения руководителя, получается, что никакой экономической обоснованности задержки нет, а потому – несмотря на то, что финансисты призвали учитывать, что затраты на обратный проезд работника были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения (т.е. независимо от того, когда он сел бы в самолет или поезд – в пятницу вечером или в воскресенье – работодатель обязан оплатить ему расходы по возвращению из места командирования) – налоговые инспекторы смогут «придраться» к тому, что стоимость обратного билета надо считать не оплатой расходов на проезд из места командирования, а оплатой организацией за работника его проезда от места проведения отпуска или иного свободного от работы времени до места работы, что уже является экономически необоснованным расходом.

[Валерия]

Сообщение от Бойчук Константин

Не надо считать средний.
Оплачивается зарплата. Нет проблем с последующим расчетом среднего.
Ведь может так получиЦо, что 2 чела, выполняю одинаковую работу в командировке будут получать разные (и существенно разные) ЗП. просто кАмуто из них "повезло" когда - то раньше (в пределах 12 мес) получить ЗП больше чем второй.

Если в трудовой договор дополнить положением, что работа сотрудник
носит разъездной характер, означает ли это, что я могу возмещать ему стоимость проездного на электричке, и общ транспорте? При всем при том что этот сотрудник ездиит в командировки и я ему считаю по среднему.
Т.е. можно ли одному сотруднику считать по среднему (за время находления в командировке) и возмещать стоимость проездного?
До меня бухгалтера удерживали НДФЛ с суммы проездных, а с суммы одноразовых билетов - НДФЛ не удерживали.... Не могу понять какая здесь связь. Ни в оджном приказе и тр договорах эта компесация не прописана....

[Валерия]

И еще забыла спросить каким документом Вы отражаете что сотрудники могут ездить в командировки и им возмещаются расходы по билетам, проживанию, питанию......

[Зануда отмороженный]

Отражается это все в Трудовом договоре (или Допике).
оформляем приказ.

Бойчука К.М. отправить на форум для выполнения флудерских работ с ... по ...
если покупаю разовые билеты. то пишу сам некое подобие путевого листа.
выбыл - прибыл с приложение билетиков. да, не плохо бы, что бы кто ни будь печати - подписи из ответственных проставлял. (в смысле из тех, к кому - от кого прибыл - убыл)

[Юлия Александровна]

Ягодка,
здравствуйте!!
можно Вас привлечь к обсуждению вот этой темы?
и услышать ваше мнение))
http://www.glavbyh.ru/showthread.php?p=199525#post199525

[Olyunyaa]

Ув. бухгалтера! Помогите разобраться.

Сотрудник при возвращении из командировки опоздал на самолет. В электронном билете служба аэропорта опоздание зафиксировала.
Вопрос: должна ли организация у которой приобретились билеты дать какой-либо документ или нет??? Как мы должны учесть затраты на неиспользованны электронный билет и новый билет?

И еще такой вопросик.
Организация при направлении в командировку своих сотрудников приобретает электронные билеты. Поставщик выставляет счет-фактуру с НДС. Имеем ли мы право принять этот НДС к вычету или нет...

[Ягодка]

Юлия Александровна, простите, я поздно увидела Ваше приглашение ;)

[Ягодка]

Olyunyaa, у нас сотрудник тоже опоздал, но только на поезд. Ему возместили часть суммы, выдали квитанцию, в которой отразили стоимость билета и сумму компенсации. Все расходы на проезд мы компенсировали.

[Валерия]

Девочки.. скажите пожайлуста какие премии не попадают в расчет среднего заработка и следовательно не увеличивают его.
Я так поняла что это премии не предусмотренные положением об оплате труда и не носят производственный характер...
Т.е.
Премии за производственные успехи - попадают в средний дн заработок.
Премии за (юбилей компании, юбилей сотрудника) - не носят производственный характер, следовательно - не попадают в расчет ср дневного заработка.
Я правильно понимаю?

[Валерия]

Ежемесячно выплачивается премия за производственные успехи.
Ежемесячно подписывается приказ на выплату этих премий.
Но системой оплаты труда эти премии не предусмотрены, вернее вообще у нас нет положения по оплате труда, то эти ежемесячные премии за производственные успехи попадают в расчет среднего заработка?
Плиз, нужна помощь!!!

[Ягодка]

Сообщение от Валерия

Премии за производственные успехи - попадают в средний дн заработок.
Премии за (юбилей компании, юбилей сотрудника) - не носят производственный характер, следовательно - не попадают в расчет ср дневного заработка.
Я правильно понимаю?

правильно. Если премии ежемесячные, то включаются в доход каждого месяца, если квартальные- в доле, приходящейся на каждый месяц.
Премия по итогам года - в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода.
начисленные премии учитываются пропорционально отработанному времени.

[Валерия]

Сообщение от Ягодка

правильно. Если премии ежемесячные, то включаются в доход каждого месяца, если квартальные- в доле, приходящейся на каждый месяц.
Премия по итогам года - в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода.
начисленные премии учитываются пропорционально отработанному времени.

Ягодка спасибо! А имеет значение что эти месячные премии не предусмотрены системой оплаты труда (у нас этой системы прописанной на бумаге) нет. Есть просто ежемесячные приказы.

У меня вопрос вот в чем. Мне нужно платить такие премии которые бы не входили в расчет среднего заработка. Потому что у нас много командировок и сотрудники (командированные) получают ЗП больше оклада. Т.е нужно сотрудника с одной стороны поощрить, а сдругой стороны что бы это выглядело как голый оклад (40 000р) + премия (5 000 р). А у нас получается Оклад 25 000 + оплата по среднему 20 000 + премия 5 000.

Допустим если премии ко Дню России. или к отпуску или к Рождеству , как бы разовые премии, они попадают в расчет среднего заработка?

[Игуана]

Товарищи, вопрос такой. Нужно посчитать средний для командировки, согласно положению 213 о среднем:

"Средний дневной заработок, кроме случаев определения среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней"

но оно утратило силу, а в новом об этом ни слова, как быть?

[Ягодка]

Валерия, в расчет среднего не включают:
1 мат. помощь
2 пособие по врем нетрудос-ти
3 плата за доп. дни по уходу за ребенком
4 дивиденды
5 отпускные
6 командиров.
7 разовые премии, не предусмотренные положением о премировании

Сообщение от Валерия

Допустим если премии ко Дню России или к Рождеству

Почему не хотите сделать Положение о премировании? ;)

[Ягодка]

Сообщение от Валерия

А имеет значение что эти месячные премии не предусмотрены системой оплаты труда (у нас этой системы прописанной на бумаге) нет. Есть просто ежемесячные приказы.

Я думаю, приказа достаточно.

[Валерия]

Сообщение от Ягодка

Валерия, в расчет среднего не включают:
1 мат. помощь
2 пособие по врем нетрудос-ти
3 плата за доп. дни по уходу за ребенком
4 дивиденды
5 отпускные
6 командиров.
7 разовые премии, не предусмотренные положением о премировании

....Спасибо!

[Валерия]

Сообщение от Ягодка

Почему не хотите сделать Положение о премировании? ;)

При расчете среднего заработка у сотрудников зарплаты выше чем оклад. Руководителю эта ситуация не нравится. Продажи упали, денег нет, а у сотруднков ЗП растут. Он мне задает вопрос: как можно поощрить работника, но что бы его ЗП при этом не росла? Допустим ка можно дать премию к отпуску, но что бы эта премия в расчет среднего заработка не попадала? Это один вопрос.
До меня бухгалтер ни когда не считала оплату по среднему заработку командированным сотрудникам. У неё было так ЗП + бонус - ежемесячно. При этом каждый месяц были приказы на ежемесячные бонусы... в связи с производственными успехами. Она работала в 1с версии 8.1 Предприятие. Т.е у неё не было положения о премировании а были только ежемесячные приказы. В апреле пришла я (новый бухгалтер) и купила 1с Управление персоналом - эта программа считает по среднему и показывает большие суммы. Я подразумевая что у предыдущего бух-ра есть положение о премировании (Как вы говорите), положения в трудовых договорах и прочие приказы ... пересчитываю ЗП по среднему заработку и доначисляю сотрудникам доход. Когда получила все доку от старого буха... я увидела что положения о премировании нет, пунктов в трудовых договрах - нет, формулы расчета бонусов на бумаге (бонусы) носят состематический характер- нет, есть тольтко -месячные приказы.
И тогда у меня (как в страшном сне) вопрос - а может быть старый бух делал правильно, что эти премии не веключала в расчет среднего заработка, потому что не было этого дурацкого положения о премировании и четкого расчета бонусов!?!?!?!?!?! Может быть это я не правильно сделала?!?!?!!? Но кроме этого положения о премировании нет многих трудовых договоров, нет многих документов по котрому я делаю вывод, что старых бух (как правило такой грех водится за всеми..) просто эти доки не вытаскивала и не контролировала... Нет многих кадровых докуменов, по приходу, по расходу товаров, в счетах фактурах вообще бордак, во взаиморасчетах.... как бы я допускаю что она просто это положение не изготвила или если оно было то затеряно... Но ка бы там ни было, может быть она потому не считала по среднему, что подразумевала что ежемесячные бонусы - это разовые премии, раз нет этого положения...
Вот Ягодка... рассказала как есть. Поэтому у меня второй вопрос: Если есть ежемесячные премии с формулировкой прказа в связи с производственными успехами, и нет положения и расчета этих премий, то они попадают в расчет среднего заработка?
Простите что "загрузила"...

[Ягодка]

Валерия, я посмотрела все, что у меня есть по "премиям"... Поняла следующее:
1) выплата премий д/б предусмотрена в каком-нибудь локальном акте предприятия
2) премии, не производственного характера, не облагаются налогом ЕСН, НО они не включаются в состав расходов при определении налогооблагаемой базы.
А если, во время какой-нибудь проверки, такие выплаты расценят все-таки как производственные, то вы будете обязаны начислить и уплатить ЕСН. У вас получится двойное налогообложение премии: ЕСН + налог на прибыль.
У вас, кстати, какая система налогообложения?

Сообщение от Валерия

ежемесячные бонусы - это разовые премии

Я думаю, будет очень сложно убедить в этом налоговую.

Сообщение от Валерия

Если есть ежемесячные премии с формулировкой прказа в связи с производственными успехами, и нет положения и расчета этих премий, то они попадают в расчет среднего заработка

Мне кажется, расчет имеет смысл быть, когда премия, действительно, рассчитывается, например, берется несколько показателей. У вас, я понимаю, указывается конкретная цифра. Бухгалтер делает начисления на основании приказа о премировании.

Сообщение от Валерия

А у нас получается Оклад 25 000 + оплата по среднему 20 000 + премия 5 000

я что-то, видимо, не поняла...
Вот у вашего сотрудника оклад 25 тыс., он едет в командировку, за что по среднему ему начисляют 20 тыс. Так?
В таком случае его з/п за месяц: 25 тыс/(кол-во рабочих смен по производственному календарю) * (кол-во отработанных смен) + оплата за командировку по среднему + премия
Итоговая цифра д/б меньше 40, мне кажется, хотя сложно судить, не владея цифрами.

В следующем месяце, когда будете рассчитывать командировку, вы уже не берете в расчет сумму, начисленную по среднему за время командировки, (дни, соответственно, тоже). А премию включаете.

Сообщение от Валерия

До меня бухгалтер ни когда не считала оплату по среднему заработку командированным сотрудникам. У неё было так ЗП + бонус - ежемесячно. При этом каждый месяц были приказы на ежемесячные бонусы... в связи с производственными успехами. Она работала в 1с версии 8.1 Предприятие. Т.е у неё не было положения о премировании а были только ежемесячные приказы. В апреле пришла я (новый бухгалтер) и купила 1с Управление персоналом - эта программа считает по среднему и показывает большие суммы. Я подразумевая что у предыдущего бух-ра есть положение о премировании (Как вы говорите), положения в трудовых договорах и прочие приказы ... пересчитываю ЗП по среднему заработку и доначисляю сотрудникам доход. Когда получила все доку от старого буха... я увидела что положения о премировании нет, пунктов в трудовых договрах - нет, формулы расчета бонусов на бумаге (бонусы) носят состематический характер- нет, есть тольтко -месячные приказы.
И тогда у меня (как в страшном сне) вопрос - а может быть старый бух делал правильно, что эти премии не веключала в расчет среднего заработка, потому что не было этого дурацкого положения о премировании и четкого расчета бонусов!?!?!?!?!?! Может быть это я не правильно сделала?!?!?!!? Но кроме этого положения о премировании нет многих трудовых договоров, нет многих документов по котрому я делаю вывод, что старых бух (как правило такой грех водится за всеми..) просто эти доки не вытаскивала и не контролировала... Нет многих кадровых докуменов, по приходу, по расходу товаров, в счетах фактурах вообще бордак, во взаиморасчетах.... как бы я допускаю что она просто это положение не изготвила или если оно было то затеряно... Но ка бы там ни было, может быть она потому не считала по среднему, что подразумевала что ежемесячные бонусы - это разовые премии, раз нет этого положения...

Мое личное мнение: при увольнении главного бухгалтера н/проводить аудиторскую проверку. Утопия, конечно... ;)

Сообщение от Валерия

Простите что "загрузила"...

Ничего страшного Я вместе с вами грызу гранит науки - сама сомневаюсь часто.

[Валерия]

Ягодка, привет! Какую премию можно выплатить к отпуску сотрудника (кам), но что бы она не попадала в расчет среднего заработка? Если сотрудники будут выходить в отпуск (трудовой, основной, оплачиваемый) и писать заявление о предоставлении мат помощи, то эта мат помощь не будет уменьшатьь налог на прибыль и на неё не нужно начилять ЕСН, так? Как нужно оформить что бы налоговики не приравняли мат помощь к бонусам за производственные успехи....? Опять же это (мат помощь) будет начисляться один раз в год, к отпуску, но всем сотрудникам.... т.е. какая-то систематика просматривается...

[наида]

Сообщение от Ягодка

если, во время какой-нибудь проверки, такие выплаты расценят все-таки как производственные, то вы будете обязаны начислить и уплатить ЕСН. У вас получится двойное налогообложение премии: ЕСН + налог на прибыль.

а налог на прибыль то причем??
если заставят заплатить ЕСН, то значит эти премии пойдут на с/с, и ННп к уменьшению будет...а не к доначислению