авансовые и подотчет

[Юлия Заб]

Является ли нарушением такая ситуация: директор (учредитель) производит расходы (канцтовары, ГСМ), отчитывается по авансовому отчету, а перечисление ему денег происходит позже, в следующем периоде?

[Нефедова Елена]

а с чем это связано? Вообще, ничего страшного, желательно, чтобы по крайней мере все было в течении соотвествующего года, а то потом придется относить на расходы прошлых лет...

[Nadia]

Сообщение от Юлия Заб

Является ли нарушением такая ситуация: директор (учредитель) производит расходы (канцтовары, ГСМ), отчитывается по авансовому отчету, а перечисление ему денег происходит позже, в следующем периоде?

Я считаю, что это науршение, т.к. выдача денег под авансовый отчет подразумевает выдачу денег под "аванс". Может быть перерасход. Налоговики трактуют выплату денег после оприходования авансового отчета, как доход сотрудника.

[Nadia]

Вот тема, которая обсуждалась на форуме ранее http://www.glavbyh.ru/showthread.php?t=5046

[Главан]

Сообщение от Nadia

Я считаю, что это науршение, т.к. выдача денег под авансовый отчет подразумевает выдачу денег под "аванс". Может быть перерасход. Налоговики трактуют выплату денег после оприходования авансового отчета, как доход сотрудника.

Откуда же здесь доход сотрудника, когда сам сотрудник тратит свои кровные на свое предприятие? Я считаю, что нарушений нет, можно и после предоставления отчета возмещать сотруднику документально подтвержденные расходы

[Константин_1C]

Главан, все зависит от того какой срок предусмотрен в учетной политике, но с вами согласен, если допустим у фмрмы только через три месяца появились деньги на это - она и вернула...тем паче авансовые отражаются в бух учете на отдельном счете (71) и мы его просто обязаны закрыть...доход сотрудника мы отражаем на другом сете (70)...связи не вижу...по бух.учету все верно...

[Nadia]

Оформите как займ от сотрудника, тогда проблем не будет

[Nadia]

Покупка за свой счет
Проблемы с "подотчетниками" возникают порой там, где их меньше всего ожидаешь. Например, распространена ситуация, когда сотрудник, не успев получить в кассе нужную сумму, сделал покупку на собственные деньги, не забыв взять у продавца все необходимые документы (к примеру, чек ККМ и товарный чек). Затем сдал приобретенный товар или материалы на склад, а бумаги отнес в бухгалтерию с тем, чтобы организация вернула ему потраченные средства. Большинство бухгалтеров, не задумываясь, оформляют авансовый отчет и выдают работнику необходимую сумму. И рискуют вызвать неудовольствие ревизора.

Дело в том, что многие налоговики считают: если бы человек заранее взял на предприятии деньги, а затем принес оправдательные документы, то проблем бы не было. Но поскольку он сделал покупку на свой страх и риск, не получив "благословения" руководства в виде подписи на расходном ордере, заплатил продавцу свои деньги, то и право собственности на продукцию получил сам работник, а не фирма. Так что недостаточно просто прийти и отчитаться о расходовании "казенных" сумм, как в случае с обыкновенным "подотчетником". В данном случае организация должна перекупить товар у своего сотрудника. Такой точки зрения придерживается начальник отдела налогообложения физических лиц УМНС России по г. Москве Георгий Карамаев 2 . С этим согласны и в МНС.

Требования чиновников, конечно, нелогичны. Ведь человек, даже покупая товар на свои деньги, знает, что ему компенсируют расходы, и он сдаст организации приобретенные ценности. Но то, что нелогично, может быть признано законным в суде. Ведь формально сотрудника, не получившего на предприятии деньги, можно признать лицом, закупающим что-либо за счет собственных средств, а значит, для себя. Да и, кроме того, в Инструкции к Плану счетов записано, что счет 71 предназначен для учета, выданных под отчет сумм. Получается, что расходы, которые не авансировались, там показываться не должны и не признаются подотчетными. Эти доводы можно попробовать оспорить, заявив, что в Порядке ведения кассовых операций не сказано, что персоналу запрещено оплачивать товары "из своего кошелька", а потом получать компенсацию. Но все эти аргументы, возможно, придется приводить в суде, позицию которого пока нельзя предугадать.

Проще всего оформить выдачу подотчетной суммы, что называется, задним числом. В случае, когда работник сделал закупку за свой счет и принес документы, скажем, 7 июля, надо выписать расходный ордер от 6 июля. Главное, чтобы остаток наличности на 6-е число позволял произвести дополнительный расход. Кроме того, нужно, чтобы фамилия сотрудника была в числе тех, кому по приказу директора разрешено выдавать деньги под отчет. И еще одно условие: документы на покупку материалов или товара должны быть оформлены на организацию, а не на физическое лицо. Если хотя бы одно из условий не выполняется, лучше проводить куплю-продажу, иначе возможны споры с контролерами.

Если остаток наличности не позволяет провернуть такую операцию или вам не хочется спорить с налоговиками, предстоит совершить ряд действий. Работник, купивший для фирмы товар по собственной инициативе, далее должен продать его фирме. Соответственно он получает доход (подп. 5 п. 1 ст. 208 НК РФ), и ему следует представить налоговую декларацию (п. 1 ст. 229 НК РФ), а также заявление на налоговый вычет, который полагается любому гражданину, продавшему имущество, находившееся в его собственности менее трех лет. В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 220 НК РФ он предоставляется в размере не более 125 000 рублей в год или же в сумме документально подтвержденных расходов. Какой вариант выбрать - решает налогоплательщик. Тем, у кого доходы незначительны, стоит использовать фиксированный вычет, а если товаров было реализовано больше чем на 125 000 рублей, надо учитывать документально подтвержденные затраты. Стоит также помнить, что предприятие не обязано удерживать с продавца ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ) и НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Что же касается учета выданных средств, то налоговики требуют записывать их в налоговую карточку (форма 1-НДФЛ) и по окончании года представить в ИМНС сведения по форме 2-НДФЛ. Вообще-то это требование можно оспорить, ведь по статье 230 НК РФ учет доходов работников и подача сведений - обязанности налоговых агентов, то есть тех, кто удерживает НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Но его проще выполнить, и только если вы не успели этого сделать, стоит судиться.

Заметим, что на практике многие налоговики не требуют деклараций от тех физических лиц, кто не должен доплачивать налог. Поэтому если продавец не отчитается перед инспекцией, то, скорее всего, ему ничего не будет. Худшее, что ему может грозить, - штраф в 100 рублей (п. 1 ст. 119 НК РФ). Да и их возьмут только если налоговики не поленятся выписывать штрафные документы на столь ничтожную сумму, а с момента установленного для подачи декларации срока пройдет не больше 180 дней. Ведь если этот срок закончился, то санкции начисляются только в проценте от неуплаченного налога (п. 2 ст. 119 НК РФ, письмо МНС России от 28 сентября 2001 г. № ШС-6-14/734). С фирмой сложнее. Если бухгалтер будет действовать по всем правилам, он отразит покупку имущества у работника по кредиту счета 73 3 и дебету счета 10 или 41. При этом принять к вычету НДС не получится, так как сотрудник, выступающий в роли поставщика, не выставит счет-фактуру. Если же главбух решит не усложнять себе жизнь, то "проведет" всю операцию как выдачу денег под отчет, то есть через счет 71. Ревизор, возможно, расценит это как грубое нарушение правил учета, выразившееся в неправильном отражении на счетах бухучета хозяйственной операции, и начислит штраф по статье 120 НК РФ.

[Юлия Заб]

Сообщение от Nadia

Оформите как займ от сотрудника, тогда проблем не будет

Допустим, я оформляю займ и выдаю сумму в п/о, затем делается авансовый отчет. НО! У меня прошли деньги безналом с назначением платежа: "перечисление денежных средств согласно авансового отчета №3 от...." . Может, приложить письмо к платежке, где написать "прошу назначение платежа читать - гашение по договору займа"? Жалко будет, если все расходы не зачтут...

[AlexVX]

Сообщение от Nadia

Худшее, что ему может грозить, - штраф в 100 рублей (п. 1 ст. 119 НК РФ). Да и их возьмут только если налоговики не поленятся выписывать штрафные документы на столь ничтожную сумму, а с момента установленного для подачи декларации срока пройдет не больше 180 дней.

У меня в позапрошлом году была задержка в пару дней уплаты налога на имущество (квартира). Прислали извещение с требование уплатить пени 0-03 рубля. Прислали по почте. Причем квитанцию не вложили. Я хмыкнул и отложил это извещение подальше.
В этом году, намереваясь беспроблемно выехать за границу, я понес это извещение в Сбербанк и попробовал уплатить эти 0-03 рубля. Не удалось - нужна заполненная квитанция. Я предложил заполнить ее операционистке за 10 рублей. Отказалась - для налогов годится только фирменная квитанция из ИФНС. Поехал в ИФНС, отстоял часовую очередь и получил-таки квитанцию на 0-03 рубля. Еще полчаса в Сбербанке - и я чист перед законом.
Когда пересекал потом границу в голове вертелось: "на свободу - с чистой совестью".
Кстати, деньги я так и не заплатил. У окошечка в Сбербанке лежала кучка копеечных монет, оставленных посетителями. Я просто передвинул три монетки из кучки в окошко.

[Elena_Sergeevna]

Сообщение от Nadia

Но поскольку он сделал покупку на свой страх и риск, не получив "благословения" руководства в виде подписи на расходном ордере, заплатил продавцу свои деньги, то и право собственности на продукцию получил сам работник, а не фирма.

Скажите, пожалуйста, а если покупку сделал сам руководитель.... что тогда?...


Все, нашла, выше было написано. Может все таки какие-то варианты еще есть.... Или это окончательно и бесповоротно?...

[Elena_Sergeevna]

А если в учетной политике прописать, что руководитель имеет право покупать материалы за свой счет, если действительно имеется необходимость в данных товарах, с последующим погашение долга за предприятием в течение какого-то определенного срока? Ну, нет в организации, допустим, средств на данных момент, а у рук-ля есть. И он совершенно бескорыстно это делает, потому что хочет чтобы покупатели были довольны продукцией, которая выполнена безукоризнено и в срок. И тем более, он знает, что предприятие ему эти затраты возместит...

[Lacostal]

ПОМОГИТЕ!!!
я вообще запуталась.
Главбух отправляла отчетность за второй квартал за свой счет, потом ей возвращались деньги, которые она оформила авансовыми отчетами, а потом выдала деньги как перерасход. Это ведь не правильно, получается что были займы?
Как мне быть?
1. Договор займа (ген. дир. и глав.бух)
2. Приходник (получение в кассу организации)
3. Расходник (выдача денежных средств опять же главбуху на основании заявления)
4. Авансовый отчет
5. Расходник (возврат займа)
такая цепочка верна?

[Larky]

Сообщение от Lacostal

Это ведь не правильно, получается что были займы?

Только для тех, кто ведется на всякие страшилки... А господа из МНС, видимо, желают рыться в потоке деклараций, по которым ни копейки не причитается к уплате в бюджет... Lacostal, вам бумага дороже обойдется, чем возмещение почтовых расходов, если Вы на каждую квитанцию почты будете оформлять займы...

[Lacostal]

Larky, да ладно бумага та ведь казённая)))) как правильно?

[Аланда]

Lacostal, извините,но у вас нет других проблем,как оформлять займ на сумму,равную почтовым расходам на отправку отчета? Тем более,что это даже не товар и не материал,купленный на собственные деньги,а потом "как бы проданный" организации.Делайте ,как делал ваш главбух.Для убедительности на авансовм отчете руководитель может написать резолюцию о возмещении гл.буху почтовых расходов.
ИМХО.

[Lacostal]

Аланда, лучше оставить так? авансовый отчет ведь предполагает выдачу денег заранее (ну впринципе сумма не значительная, можно оставить так) прорсто хотелось узнать как на самом деле надо

[Аланда]

Lacostal, в посте 8 этой темы,а также есть еще несколько подобных тем на форуме, написано ,как следует поступать абсолютно законно с точки зрения налоговых органов,чтобы не было вообще никаких вопросов-выдавать деньги заранее.Однако реальная жизнь отличается от теории.И многие возмещают подобные расходы ,на которые не были выданы деньги, без всяких пртензий со стороны налоговиков.
Ничего более добавить не могу.

[Nadia]

Сообщение от Lacostal

ПОМОГИТЕ!!!
я вообще запуталась.
Главбух отправляла отчетность за второй квартал за свой счет, потом ей возвращались деньги, которые она оформила авансовыми отчетами, а потом выдала деньги как перерасход. Это ведь не правильно, получается что были займы?
Как мне быть?
1. Договор займа (ген. дир. и глав.бух)
2. Приходник (получение в кассу организации)
3. Расходник (выдача денежных средств опять же главбуху на основании заявления)
4. Авансовый отчет
5. Расходник (возврат займа)
такая цепочка верна?

Цепочка правильная. Конечно не хочется заморачиваться каждый раз с договорами займа. Но, можно ведь сделать и один договор-займа по итогам квартала на всю сумму расходов сотрудника (сотрудников) с условием, что денежные средства вносятся в кассу по мере необходимости или частично.

[kasholga]

привет формучане!! два дня сижу на форуме так и не нашла ответ на свой вопрос...

у меня начальник купил кофеварку и ноутбук на деньги, которые ему выдавались в подотчет, меня интересует, а кофеварка будет экономически оправланным расходом будет считаться или нет.. меня мучает сомнения??

а вот второе сомнение он мне принес из документов только кас. чек и тов. че и все, мне кажется должен быть пакет документов... ну там накладная сч. фактура?????

у нас УСН (доходы минус расходы)