Принципы организации эффективного аутсорсинга

[dim3740]

Это сладкое слово.... счет!
Уверен, что для большинства руководителей выражение «Выставим счет» ассоциируется с деньгами. С этого документа зачастую начинается хозяйственная жизнь нового предприятия, первые сделки.... А что представляет собой этот документ с точки зрения бухгалтера? Для многих бухгалтеров счет - это НЕ «бухгалтерский» документ. Если счет выставляется в порядке предоплаты, то он отражает не факт совершения платежа, а только намерения сторон по оплате, которая, в общем случае, может еще и не осуществиться. Если счет выставляется вместе с документами реализации, то бухгалтеру для отражения долга покупателя достаточно товарной накладной или акта. Счета не обязательно хранить, подшивать в папки, распечатывать более одного экземпляра, который мы отдает покупателю. Счет не порождает проводок в бухгалтерском учете, и его суммы не включаются в итоговые показатели по отчетам (исключение- см. в конце статьи). Так зачем же нужен счет? На мой взгляд, целями выставления счета могут служить:
· Указание банковских реквизитов платежа – чтобы деньги ушли не «на деревню дедушке». Не даром, в счете вверху даже написано: «Образец заполнения платежного поручения».
· Оферта –в случае выставления счета на предоплату - предложение покупателю оплатить указанный товар (услуги) по указанной цене, и гарантия, что данные товар или услуги будут поставлены именно в таком количестве и по таким ценам.
· Удобство оплат - имеются отдельные счета, имеется остаток средств на расчетном счете и руководителям удобно перекладывать конкретные бумажки – счета, определяя, что оплатить вперед, а что может и подождать.
Эти примеры показывают, что счет является достаточно важным документом в управленческом учете, в работе менеджера, и способны привести руководителя, мягко говоря, в недоумение, когда он увидит, как бухгалтер спокойно выкидывает счет в мусорную корзину. Поэтому важно определить, как ведется работа с выставленными (исходящими) счетами на конкретном предприятии.
Случай 1. Если покупка осуществляется «в разовом варианте», то счет может выставляться, как бы «вдогонку» отгрузочным документам, или в порядке предложения осуществить предоплату. И ссылка в платежке на выставленный счет, в таком случае, уместна. Бухгалтеру, как отмечалось выше, он не нужен.
Случай 2. Если с покупателем установлены долгосрочные отношения, то, как правило, составляется договор. Оплату товара, услуг целесообразно делать со ссылкой на номер договора, или на отгрузочные документы. Такую норму целесообразно даже прописать в тексте самого договора. Счета могут выставляться, но только для удобства платежа, как бы для «напоминания». Тем более, что ссылка в платежном поручении на счет при наличии нескольких договоров с одним контрагентом может даже неоправданно усложнить работу бухгалтера, поскольку при разноске поступивших сумм по договорам (а учет всегда ведется по каждому договору отдельно), не указан договор, зато имеется ни к чему ненужное упоминание о счете, выставленном менеджером. Приходится искать в 1С-ке список счетов по каждому договору, что в принципе можно автоматизировать. Назовем метод учета в приведенном примере, как «котловым в пределах договора».
Случай 3 . Ведение учета осуществляется методом «по счетам в пределах договора». Это самый нетехнологичный и неоправданно трудоемкий случай. Приведу пример: Учет ведется по накладным «по котловому методу». Покупателю отгружены товары на сумму 100 и 200 рублей. Выставлены счета на эти суммы для удобства оплаты. Покупатель оплачивает одним платежным поручением 170 рублей. На вопрос руководителя, сколько покупатель еще должен, бухгалтер отвечает 130 руб. Тот же случай, но учет ведется «по счетам». Покупателю отгружены товары на сумму 100 и 200 рублей. Выставлены счета на эти суммы как основания для возникновения задолженности. Покупатель оплачивает одним платежным поручением 170 рублей, по ошибке указав в платежном поручении, что оплачивается товар только по первому счет. Перед тем как рассчитать задолженность покупателя, бухгалтер отражает, что по первому счету имеется полная оплата в размере 100 рублей, переплата в размере 70 рублей. Затем он осуществляет перенос 70 рублей в счет оплаты второго счета, и, наконец, выявляет результирующую задолженность в размере 130 рублей как 200 рублей минус 70 рублей. Т.е. итог не изменился, но как вы сами видите, «выплывала» никому не нужная(!) промежуточная сумма в 70 рублей. Больше сумм – больше путаницы, больше трудоемкости учета. Конечно, эта сложность возникла в связи с «ошибкой» покупателя, но, к сожалению, мы не можем каким-либо образом регулировать, влиять на работу бухгалтеров контрагентов, и уж тем более, заставлять исправлять их ошибки. Ибо, я еще ни разу не встречался со случаем, когда руководитель согласится вернуть полученные деньги с формулировкой « Вы прислали деньги не совсем правильно – заберите обратно!». На мой взгляд, третий случай целесообразно использовать только в исключительных случаях, к примеру, организации партионного учета при экспорте. В «обычной» торговой деятельности он не оправдан.
Еще один момент связан с особенностью работы программы 1С, заключающейся в том, что выписка документов осуществляется «на основании». К примеру, менеджер занят выпиской счета. Сумма 20000, 15 руб. «Ну-ка,- думает он, - округлю, до двадцати тысяч. Бухгалтеру все равно счета не нужны». Но, потом, оказывается, что выписать документы отгрузки на эту сумму не так-то просто, и приходится «подбивать» наценку, чтобы не «зависали» эти злополучные 15 копеек, или просить покупателя доплатить товар «по факту». Опять лишние суммы, документы… Я не устаю повторять, что избыток и документов и информации, так же вредны, как и их отсутствие. Цените свое время при работе со счетами!